近日，某档案工作者在运送一批即将销毁的文件时，因为人手不够，临时找了某物流公司运送档案，首先该车队并未按照预定时间抵达目的地，到达后，接收文件方又告知出发前完好无损的档案竟在抵达后有损坏现象，究其原因得知司机为了避免高速收费，没有按照预定路线行驶，转向无须收费的乡间小路行驶，以致于车辆过于颠簸导致档案文件散落开来。虽然是即将销毁文件，但后来想想也很后怕。

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为什么会发生这样的事？
档案文件运输最大挑战是跟踪车辆及其去向。管理车队活动可能是一场管理噩梦。在实际操作情况中，档案运输途中的档案安全风险不单只有交通因素，车辆归属权责不清，车辆无定时维修保养，运输中有无因不良驾驶导致档案倾斜、损毁；驾驶员操作技术有无保障；行驶过程中有无按交规行驶等因素同样使档案安全风险激增。档案运输的过程中，监管空缺是造成此类问题的关键。但同时档案在途运输是个空间上的物理转移，想要做到全程监管难度很大，也是目前大多数档案管理上的漏洞。

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如何解决此类问题？

组建档案物流运输团队，可以通过制定明确车辆与驾驶者管理规范制度，保障驾驶者与汽车的归属权明晰，一定程度上可规避档案运输中的风险。但档案管理成本必然相应的增加，且如果在运输中出现问题，仅通过制度保障，对于大企业而言，由于大量档案调阅车辆分散在不同的城市，要跟踪它们的去向、规划有效的路线并提供准确的预计到达时间几乎是不可能的。无法实时得知档案状况，更遑论在档案出现危险前提前预警并做出及时的决策，从而将档案的安全风险降低到最小的。

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窍楚提出自有物流+物联网GPS定位模式

物联网跟踪设备的引入彻底改变了车队运输档案时缺乏监管出现的问题。档案管理者可以访问有关其车辆的可操作的实时信息，从而使他们能够保障档案安全。还可以使用实时位置跟踪在道路关闭或交通堵塞的情况下对行车路线进行即时变换。

窍楚深耕档案行业多年，对档案管理有一定的基础。在对于档案运输途中坚持以自有物流团队为主导的运输模式，建立明晰可靠的档案运输制度。为了解决档案在运输途中无法全程监管、实时反馈档案在途信息安全问题。窍楚将GPS定位技术赋予每辆物流车及档案箱，将每个数据形成集合，搭建集约化全景平台。把档案在途情况形成可视化动态数据，使档案管理者可实时、清晰得知档案情况，使档案管理更加正规。

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什么是物联网GPS定位模式

档案运输信息定位服务是统一信息系统利用无线终端和无线网络的有机配合，运用GPS与互联网融合计算机电信集成技术与GSM，通过物联网设备读写出物流实时位置信息，在统一信息系统中实现物流定位和用户的信息交互。基于物联网的物流统一信息GPS/GSM定位系统主要采用RFID、GPS和GIS相结合，实现物流信息的实时定位，并将定位结果通过GSM、WEB等方式反馈到用户应用系统网页上，使档案运输信息成为可视化的数据信息，让管理者随时随地监管档案运输途中的信息安全。

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物联网GPS定位模式在档案运输中优势

 车辆跟踪设备揭示了大量关于驾驶者驾驶习惯的信息，物联网技术极大地提高了监控驾驶员的能力，可实时更新驾驶员的驾驶行为。借助车载传感器，跟踪设备可以检测并帮助防止驾驶员超速、怠速、猛烈制动和其他危险的驾驶行为。对于拥有车队的企业来说，集成GPS和物联网技术的车队管理系统在安全方面有着前所未有的好处。通过管理系统提供的驾驶员绩效报告，可以通过培训计划、警告或安全驾驶奖励来识别和鼓励不守规矩的驾驶员养成更安全的驾驶习惯。在紧急情况下，管理人员可以根据需要定位车辆和驾驶员，以向现场派遣紧急服务，从而避免严重伤害并大大减少车辆的停机时间。

运输档案是一项极其艰巨的任务，档案在长距离运输时必须保持在一个精心控制的环境中，这意味着它们必须被实时监控。传统上，驾驶员必须通过定期检查货物来手动完成这个繁琐的过程。如今，先进的传感器可以检测车辆与档案状态的任何变化，并将数据毫不费力地传输到云端，而管理人员可以远程检查档案状态，通知驾驶员出现故障。

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总结

最大程度的保证档案物理与信息安全是窍楚一直坚守的目标，窍楚坚信档案信息安全问题不仅仅是在档案操作时某一个环节保障的，更需要档案信息安全管理的全局把控，才能切实保障档案信息安全。信息安全意识和保护能力的提升是防止数据泄露的关键。我们在享受数据红利的同时，数据安全保护这根弦须臾不能放松。

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责任编辑：kj005