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电子档案实现征管资料保管查阅数字

2013-04-11 17:57:48    美通社  参与评论(-)条

    北京2013年4月11日电 /美通社/ -- 近期,山东省滕州市地税局借助税收征管电子档案管理系统,一次性解决了纸质文档资料易遗失、易变质、不易保存、不便传递和共享等诸多问题。借助该系统,该局实现了对征管档案“一次采集、反复利用、信息共享”的目标,降低了纳税人办税成本,减轻了征管人员的工作负担,提高了征管档案的利用率。

    该系统推行后,使用者可随时对相关资料进行联网查询和分析,最大限度地发挥数据信息的作用。同时,该局对电子档案数据进行分析应用,逐步实现了“原始档案 -- 灵活数据 -- 有效信息”的转化。

    大量的涉税资料文书带来管理难题

    日常税收征管工作中,会产生大量的涉税资料文书,传统的纸质档案管理模式存在难于管理、不易查询、无法共享等问题。

    “过去的征管资料按照年度装订,存在时间跨度长、数量大、资料容易散失等问题,查阅原始资料费时费力。并且,大量的纸质资料需要专门的地方存放,管理难度大,利用率低,已不能适应目前税收征管状态的需要。”滕州市地税局局长任大庆说。

    据任大庆介绍,现在,档案信息电子化已经是当前各行业信息化建设的潮流。该局以实现“日常档案电子化、电子档案信息化、征管基础现代化”为目标,抽调技术骨干组成研发团队,依托浪潮集团多年服务税务信息化的经验,经过5个多月的摸索,于2012年11月初上线运行了税收征管电子档案管理系统。

    该系统包含档案采集、档案整理、档案归档、档案管理、档案应用和系统管理六大模块。依托数据库信息技术,该系统能够实现对所有税收业务资料的电子化采集、一户式存储,使税收征管资料从传统的手工化、纸质化模式向电子化、无纸化模式转变。

    不同岗位人员可随时查阅不同部门资料

    电子档案管理系统具有操作简单、样式直观、查询方便、统计精细、监控全面等特点,实现了无缝隙、全方位、广覆盖、大容量涉税资料管理。同时,该系统适应目前税收管理新模式的需求,能够发挥信息化手段的优势,强化基础数据管理,提高了数据利用价值,尤其是给基层一线的税务人员工作带来了方便。

    “以前在查找税收征管档案时,面对一大堆纸质资料,感觉很头疼,因为经常会出现查不到想找的资料,或者找到资料,但资料已经损坏,无法查阅等情况。”该局税收管理员张厚勇说。

    “在使用电子档案管理系统后,这些情况就不存在了。现在,纸质征管资料经扫描后形成电子影像资料,上传保存到该系统后台。我们在该系统中输入相关信息,就可以在数据库中查找到全部资料。”张厚勇介绍道。

    电子档案管理系统的推广实现了纸质资料电子化,无需传递纸质资料,在保证信息真实性的同时,实现了信息实时共享,可有效解决因征管分离和管理分类所产生的不同层级、不同部门数据实时利用问题。与此同时,该系统变纸质“死档案”为电子“活档案”,可以将系统存储的原始资料与纳税人提供的资料进行比对,降低虚假材料上报率,降低税务人员的税收执法风险。

    有了电子档案管理系统,征管档案可以以影像形式存于服务器,无需专门房间存放,降低了管理成本。对于已有的纸质征管资料,电子档案管理系统具有自动定位功能,可准确显示资料存放位置,避免资料丢失,提高了工作效率。

    现在,该局将电子档案管理系统广泛应用于包括稽查档案、计统档案和行政领域,利用电子识别技术,统一对电子档案数据进行转换分析应用,实现了“原始档案 -- 灵活数据 -- 有效信息”的转化。配合电子档案管理系统的推行,该局加强了对税收征管档案的物理管理,以区(市)局为单位,统一集中存放纸质档案,制定数据治理规划,进一步规范征管、纳服、纳税评估、税务稽查以及基层所之间的衔接和配合。利用电子档案管理系统,该局加大对未依法申报、零申报以及票税比对预警单位的整治处罚力度和持续跟踪监管力度,提高了数据治理的整体效果,逐步加强了税收征管基础建设。

    无需报送纸质资料减轻纳税人负担

    电子档案管理系统的应用,在为税务机关带来方便的同时,也减轻了纳税人的负担。过去,纳税人在办理涉税事项时,需多次提供、重复报送纸质资料原件,如今,借助该系统,报送向无纸化转变,减少了浪费,实现了低碳节约。

    “现在,已经采集过信息的纳税人来办理代开发票等业务时,再也不需要携带身份证、税务登记证等原件了,税务人员只要核对过电子档案管理系统存储的电子记录无误,即可直接为纳税人办理相关涉税事宜,大大方便了纳税人。同时,电子档案管理系统将我们从繁琐的纸质档案管理工作中解放出来,我们可以把更多地精力投入到税源管理和优化纳税服务工作中,为纳税人提供更好的服务。”该局办税服务厅工作人员周利说。

    一位经常来办税服务厅办理代开发票业务的财务人员感叹道:“过去来办税,需要带证件、证明、合同等一大摞资料,现在方便了,只要告诉工作人员身份证号码,电子档案管理系统就能自动显示我的相关信息,我只需要简单提供几份资料就可以,真是太方便了。”

    截至目前,该局已利用该系统采集上传电子资料图像7.08万张、形成电子档案2.73万份。现在,该系统已在枣庄市地税局全系统推广。

(来源:浪潮集团有限公司)

(责任编辑:CT001)
 
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