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活用Word巧添目录

2000-08-21 09:55:10

  经常看到有人为给一篇文档添加目录而大费周折。比方说在添加目录时,为了要对齐目录标题右侧的页码而一次次地调整字号的大小,插入空格等等。好不容易对齐了,但经过校对、修正,文档内容发生变化,于是又要为对齐目录中的页码辛苦一番。要想快捷地为文档添加美观漂亮的目录,其实根本没有那么复杂,用Word即可轻轻松松地实现。本文将详细介绍几种用Word添加目录的方法。

  用Word 97创建、修改目录

  如果你使用的是Word 97,那么有一种十分简便的创建、修改目录的方法可供选择。使用这种方法无需键入任何文字就能建立目录,尤其适用于标题较多、需经多次修改才能定稿的文档。具体步骤如下:

  1、为目录标题设置内置的标题样式

  (1)在文件中选择第一个目录标题,单击“格式”工具栏上的“样式”框(该工具栏左面第一个)右侧的下拉式按钮,可以看到“标题1”、 “标题2”、 “标题3”三种标题样式,选择“标题1”。

  (2)经过步骤1,刚才被选中的文本会变得很大,而且段落之间的间隔也变得很不合适。可用“格式”工具栏上的“字体”、“字号”等工具将其恢复为原来的大小,并选择“格式”菜单中的“段落”命令,使段落之间的间隔也恢复原状。

  (3)用鼠标左键双击“常用”工具栏上的“格式刷”,依次对文件中要作为目录标题的文本进行格式化,直至最后一个。

  2、添加文件目录

  将光标放在要创建目录的位置,从“插入”菜单中选取“索引和目录”命令,出现“索引和目录”对话框,单击“目录”标签,选择“选项”按钮,出现“目录选项”对话框,确认“目录项域”复选框被选中(见图1),再按“确定”按钮,为文件添上目录。

224984__02501t01.jpg
  图1

  3、目录的修改

  修改后的文件,其目录页次会受到影响。将光标放置在目录中,单击鼠标右键出现快显菜单,从中选择“更新域”命令,再选择需要的选项后按“确定 ”按钮,就可完成对目录页次的修改。

  为嵌入式标题创建目录

  有时要作为目录标题的文字是一个段落开头的几个字,和它下面的一段文字连在一起,处于同一个段落中,作为该段文字的头几个字,这时就需要特殊处理一下,具体方法如下:

  1、将光标置于要作为标题的文字的右侧,按回车键,先将该标题分为一个独立的段落。

  2、按前述“为目录标题设置内置式的标题样式”中(2)~(3)两步操作,为其设置标题样式。

  3、选定标题后的段落标记,从“格式”菜单中选择“字体”命令,单击“字体”标签,选中“隐藏”复选框,单击“确定”按钮。

  4、此时标题后的段落标记被隐藏起来,标题又重新嵌入到其后的段落之中。如果文档未发生变化,单击一下“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮即可。

  经过这样处理之后,又能为文档添加目录啦。

  插入“域代码”建立目录

  如果文档中嵌入式标题比较多,那么采用前面的方法就显得太麻烦了。这里再为您介绍一种更简便的方法,该方法在Word 6.0、Word 7.0、Word 97中都能使用,且无需键入任何文字就能建立目录,修改起来十分简便。对于目录标题较多、又需多次修改才能定稿的文件,更能显示出它的优越性。具体方法如下:

  1、插入域代码

  (1)在文件中选中第一个目录标题的文本,按下Alt+Shift+O键,出现“标记目录项”对话框(如图2),单击“标记”按钮。

224984__02501t02.jpg
  图2

  (2)用鼠标单击编辑窗口,选中下一个目录标题,然后单击“标记目录项”对话框,再单击该对话框中的“标记”按钮。

  (3)按照第(2)步的方法操作,依次为每个目录标题插入域代码,完成后单击对话框中的“关闭”按钮。

  说明:插入域代码时,可能会出现{TC“——”}等字样,此时,你不必疑虑,只需等域代码全部插入完毕,从“工具”菜单中选择“选项”命令,单击“视图”标签,清除“域代码”、“隐藏文字”及“全部”三个复选框中的“√”号即可。

  2、添加文件目录

  参见“用Word 97创建、修改目录”中的“添加文件目录”。

  3、目录的修改

  参见“用Word 97创建、修改目录”中的“目录的修改”。

  如何为目录分栏

  一般书本的目录都分为两栏,这样看上去比较美观也便于查阅。这种形式的目录该怎么做呢?如果采取为文档中文字分栏的方法为目录分栏,会出现右半侧页码消失的现象,这里有个小窍门,可以解决这一问题,具体方法如下:

  1、选中刚建立的目录,使其全部变黑,单击鼠标右键,从快显菜单中选“段落”命令。

  2、在对话框中单击“制表位”按钮,出现“制表位”对话框。

  3、在“制表位位置”输入框内键入合适的数值,在“对齐方式”中选“右”,在“前导符”区域选择自己喜欢的形式。

  4、单击“设置”按钮,单击“确定”按钮。

  5、从“格式”菜单中选择“分栏”命令,在“预设”区内选中“两栏”,在“栏宽”和“间距”中选择合适的数值(见图3),此外也可以选定“分隔线”复选框,为左右两排目录之间加上一条分隔线,最后单击“确定”按钮。、

224984__02501t03.jpg
  图3

  巧用索引作目录

  对于带有章节号标题的文章来说,采取用索引做目录的方法为文档添加目录十分方便,可直接在对话框中将目录设置为两栏,无需重新分栏。所谓带章节号的标题,是指标题前带有1、2、3……,1.1、1.2、1.3……等阿拉伯数字的标题。目前出版的书籍大部分都采用这种形式的目录,其形式如下:

  1、电脑入门 1

  (1)电脑概况 3

  (2)电脑组成 7

  ……

  2、键盘操作与指法练习 10

  (1)键盘分布 11

  (2)键盘指法规则练习 12

  ……

  采用索引做目录,具体步骤如下:

  1、插入“域代码”

  (1)在文件中选中第一个作为目录标题的文本,按下Alt+Shift+X键,出现“标记索引项”对话框,单击“标记”按钮。

  (2)选中下一个目录标题,单击“标记索引项”对话框,单击“标记”按钮。

  (3)按照第(2)步操作依次为每个目录标题插入域代码,最后单击“关闭”按钮。

  说明:插入域代码时,可能会出现诸如{XE“——”}等字样,处置办法参见前述“通过插入域代码建立目录”的相关内容。

  2、添加文件目录

  (1)将光标放在要创建目录的位置,从“插入”菜单中选择“索引和目录”命令。

  (2)单击“索引”标签,选中“页码右对齐”选项,确认“栏数”框内的数字为2,在“制表符前导字符”框中选择你喜欢的形式,最后按“确定”按钮,这样就可为文档添上漂亮的目录。

  如果你还想对目录作进一步的调整,可选中整个目录,利用“格式”菜单中的“字体”、“段落”、“边框和底纹”等命令对目录的字体、字体大小、行距等作进一步的设置。

  3、目录的修改

  经过修改的文件,如果其目录页次受到影响,可将光标放置在目录中,然后单击鼠标右键,从快显菜单中选择“更新域”命令,系统将自动完成对目录的修改。

  该方法也同样适用于Word 6.0、Word 7.0、Word 97,有兴趣的朋友不妨一试。

  摘自《赛迪网》 张东淮/文

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