邮件通知小管家(1)
郭兆颖　2001-04-19 11:20:51

　　
　　用电子邮件发通知时，需确认接收方是否已收到，通常可让接收方发回信确认。如果一份通知发给很多单位(例如几十个)，要一一确认这些回信就很麻烦，还得经常整理收件箱，而且可能有些单位因各种原因没有回信，使确认很困难。
　　"邮件通知小管家"能较好地解决这些问题。使用该软件提供的信纸来发送邮件通知，接收方阅读通知时会自动发回信(或单击一个按钮发回信)到指定的邮箱，再使用本软件来接收这些回复邮件，能自动统计出每个通知发出后已收到的单位。如果指定了这个通知的接收单位组，还能显示出未回复单位，这样就能及时了解发出的通知是否被收到，以便发通知方及时采取补救措施。该软件只需安装在发通知一方的机器上就可以。

　　软件的安装
　　从网上下载的是一个可执行文件，运行它解压缩到一个目录中就能使用了(如图1)。"邮件通知小管家"是共享软件，不注册也没有任何时间和功能上的限制，软件大小为321KB，可到http://hjz007.533.net上下载。
　　
　　图1

　　软件的使用
　　一、申请一个接收回信的专用信箱
　　为了存放接收通知方发送的回信，须申请一个POP3邮箱。即使您已经有POP3邮箱也有必要再申请一个，因为该信箱中的所有邮件都将在接收回复邮件时被自动删除，因此，不要将其它邮件发送到这个邮箱，也不要将此邮箱地址加入到电子邮件程序的账号中。

　　二、回复邮箱的设置
　　选择菜单中"设置→回复邮箱"，出现"设置回复邮箱"窗口(如图2)。申请到POP3邮箱后，邮箱提供者会告诉你此邮箱的POP3服务器地址、IP端口地址(一般为110)等信息，将它们输入到相应的编辑框中，并单击"确定"按钮即可。注意不要输入错了，否则不能正确接收回信。在"其他选项"中，可设置回复方式，可选"阅读通知时自动回复"或"单击‘我收到了‘按钮回复"两种方式之一。

　　三、通知邮件的撰写与发送
　　撰写通知邮件时，必须选择指定的信纸。当设置好回复邮箱时，软件自动生成一个信纸文件，存放在电子邮件程序(Outlook Express，以下简称OE)默认的信纸目录中。要写邮件通知时，打开电子邮件程序(OE)，选菜单"邮件/新邮件使用/选择信纸"，选定"通知.htm"作信纸。然后按一般的写新邮件方法写好通知名、邮件主题等并撰写好通知后，在"我收到了"按钮前的编辑框中双击鼠标左键，填写或复制邮件主题(不同的通知要用不同的通知名)，然后即可发送。注意：编辑框中必须填上通知名，且不能重复，它将作为回复信中的通知名。

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