中小企业“进、销、存”电子商务解决方案

一、概述 　　当今的中小企业，一般应具有产品开发、生产、销售、服务的能力，为此企业都设有相应的机构，以管理各个环节的业务。在市场经济中，销售是企业运作的重要环节，一般采用分公司或代理制，通过分公司或代理把产品推向最终用户。销售中，总公司和分公司及代理商之间按年度签订销售协议，总公司统一规定产品的市场零售价，而总公司与分公司或代理之间采用基本代理价的销售总量累进梯阶返点制，根据分公司或代理完成协议的情况确定其享受的优惠，以此鼓励分公司或代理商的销售积极性。许多分公司或代理商分布在全国各地，还有一些在境外，远距离频繁的业务交流形成企业活动的特点。公司之间一般采用电传、电报甚至电话传递订货、发货、到货、压货、换货、退货等信息。总公司的商务部门一般见到分公司或代理的货款银行汇款单据传真件就开据产品出库通知。销售情况是公司“进、销、存”系统的重要数据来源，以往的办法是通过手工方式把销售单据录入到“进、销、存”系统中（如果公司已经有单机或局域网的“进、销、存”系统）。纵观当前国内大多数中小企业的销售运作现状，不难看出存在着信息传输效率低，可靠性、安全性、保密性差的缺点，缺少全系统统一的数据资源和规范的商务文件运行手段（拟稿、审核、执行记录、存档及统计分析等），许多信息分散随意存放，缺少一致性、易于丢失、不易重复使用。 　　建立一个规范、高效、安全可靠的商务信息管理系统，提高企业在市场中的竞争力是每一个公司总裁日思夜想的问题。以往由于通信手段尤其是网络技术的限制，公司老总们很难建立满意的商务管理信息系统，当今的网上电子商务为企业的发展提供了难得的机会。在国外一些大的公司，由于业务的需要和雄厚的资产，从七、八十年代就开始建立专用的电子数据传输系统，这对于一般的中小企业是可望而不可及。现在不同了，由于Internet的发展和相应开发软件的商品化，使得企业不必大量投资就可以建立一个满意的电子商务系统（本质上是基于广域网络的商务管理信息系统）。国家和社会各界投巨资，建立信息高速公路，制定了各项政策，鼓励政府、事业单位和企业部门使用信息高速公路。各部门只需弄清本部门的需求，制定电子商务建设规划，自己或请技术部门进行系统设计，购买有限的设备和应用软件，编制系统运行的规则，培训员工掌握系统的使用方法，一个电子商务系统就初步建成了。如同国家和社会建立了高速公路（如同网络），单位和个人购买了汽车（如同计算机和应用软件），就可以载人或运货了（如同在网上开展业务活动）。购买软件和开发应用程序的投入是一般处于正常运转的中小型企业可以承受的，而通过电子商务运行给企业带来的效益则大大超过投入。 　　广义上讲，电子商务可以涉及到企业运作的各个方面，但一个无所不包的系统不要说在Internet上难以实现，即便在一些利用早期网络手段建立的企业管理信息系统，也多是在一些部门和一些业务方面运转比较成功。因此没有必要在概念上和完整性上追求一个理想的电子商务系统。应该从企业自身的实际情况出发，利用Internet技术，改善最需改善的商务活动条件，以此作为突破口，带动企业向现代化管理迈进。本方案正是基于这种思想，提出一个以面向中小企业，具有全国范围购销网络系统的“进、销、存”电子商务解决方案，并侧重介绍销售信息传递的网络化。一些公司的总部已经建立了“进、销、存”系统，也不必立即放弃，可以分别建立“进”或“销”的网络运行环境，替代已有的“进、销、存”系统手工录入。这不仅缩短了系统的建设周期，也保护了企业已有的投入。 二、一般中小企业“进、销、存”运作的模式 （一） 机构 　　现代企业一般采用“产、供、销”一体化。在有生产功能的企业中，生产和销售有合一的也有分开的。一些企业不生产产品，但供和销总是有的。中小企业的机构比较单一，即便有分支机构或有合作伙伴，也多是独立经营、独立核算，各企业（或机构）多建立独立的、单一的“进、销、存”系统。企业的“进、销、存”运作一般在总裁（总经理）领导下，涉及商务、采购、库房和财务等部门，这些部门分工明确，紧密配合，支撑着公司“进、销、存”业务的正常运转。这是一种典型的物流管理模式，其管理的复杂程度与公司的规模和产品性质有关。 （二）系统需求 　　本方案将把企业传统的“进、销、存”从静态扩展到动态。所谓静态其实是一种账目管理，通过构造模型，取得账目上“进、销、存”的平衡。而采购或销售的过程该系统并不关心。当系统统计告诉领导“进、销、存”出现了问题，就已经远离了问题出现的时间和地点，无法及时挽回损失。如果把整个过程通过电子商务系统在网上展现给公司各级领导，这不仅仅使公司运转效率提高，还由于业务行为的规范化，起码可以挽回一些操作上的失误；还能及时获得（或称动态获得）有关信息，及早发现决策中的问题。 　　在改变观念后，通过电子商务的“进、销、存”系统将把注意力放在过程和监督。系统数据的采集将分散在各个职能部门随时进行。也就是说，每一个数据在它产生之日就输入到系统中，并随着业务行为的进展，数据的属性也在改变，计划中的数据变成结果数据。比如计划采购的物品变成已经采购的物品，计划采购物品的数量和价格变成已经采购物品的数量和价格。 　　为此，系统为采购建立物品的询价、采购审批和票据录入系统；为库房建立原材料、半成品和成品入出库系统；为销售建立客户信息、产品报价、订单审核和发货通知系统；为财务建立银行查询和支付系统；在上述各子系统的基础上，建立“进、销、存”综合查询和统计报表系统。 （三）系统功能 “进”的概念主要指采购，其功能主要有：制定采购计划和审批、询价、签订采购合同、合同执行跟踪及监督（包括运输、货物检验、处理纠纷等）、货款支付等； “销”的概念主要指销售，其主要功能有：客户（分公司或代理商）信息管理、产品报价、订单（或合同）审核及执行跟踪、发货通知、到款信息等； “存”的概念主要指入出库管理，其主要功能有：原材料、半成品、成品入出库通知管理、物品状态（入出库时间、存放地点、物品外观、性能状态等）管理等。 “进、销、存”的概念主要指上述子系统的综合平衡管理，其主要的功能有：将上述子系统作为自身的数据源并根据需要从中汲取数据；提供综合查询和统计报表功能；根据创建的模型进行企业物流管理方面的预测和提供决策支持方面所需的信息。 三、系统的拓扑结构 　　采用Internet拓扑结构，这是当今流行的一种方案，其特点是充分利用国际国内已有因特网设备，传输企业自己的商务信息，其优点是信息传输费用低廉，系统易于增容和维护，有较好的安全性和保密性，客户容易掌握；缺点是网站有可能受到攻击（利用公用设施的通病），目前国内因特网的传输速率不稳定（今后能够解决）。 四、开发工具 　　选择开发和运行平台首要考虑的是集成能力，也就是系统能否把开发、运行（包括单机、服务器、局域网、广域网（包括Internet/Intranet））高效、最优地集成在一起。如果一个开发工具能解决应用中80%以上的问题，剩下的由其他工具完成，但可以很好地集成在该平台中，就认为这种选择是较优的。也就是“不求其全，但求能及”。根据以上判据，Notes/Domino 系统是一个很好的开发和运行平台。 　　Notes/Domino 系统可以在微软公司的Windows NT、Windows 98、一些公司的Unix操作系统上运行；自身具有完整的开发工具；还可以利用其他编程语言(如C++、Java、JavaScript、Perl )、CGI及ODBC 接口、嵌入对象等补充自身的不足。也就是不离开该系统，就可应完成大部分应用程序的开发和具有一个完整的运行环境。 　　Notes/Domino是一个很好的文档管理数据库系统，他特有的数据流概念为群体办公创造了良好的环境，但这不等于它仅善于处理文档类数据，它同样具有很强的数值处理（如订单、合同管理，条件查询和计算）的能力。这使得它很容易在网络电子商务的应用上占有一席之地，与其他开发工具相比毫不逊色，只是国内对它这方面的能力认识还有待进一步加深，还需要增加更多成功应用的实例广为宣传。 　　商务数据处理与纯数据库信息库查询系统有着较大的差别，前者数据的输入具有实时性、交互性和数据流特征（多部门对数据的处理），以数据流为特征的Notes/Domino系统（层次数据库）可以很好地发挥作用；后者主要是存贮和提供查询服务，数据较少由用户直接产生，也无需多部门对数据进行实时处理，在这种环境关系数据库可以较好地发挥作用（尤其是以关键字维系一个数据库多表（tables）之间关系和SQL语言的查询）。 　　建立一个网上定票系统（主要是查询），Notes/Domino系统是否就没有可用之处了呢？回答是不见得。到目前为止，许多大型数据库系统的数据库管理部分（DBMS）十分优秀，后台事务处理（以SQL语言为基础）功能很不错，但缺少前台配套开发工具和集成环境。很多专业软件公司使用C++或其他语言开发前台，这不能不说是一种低效的选择。也有使用Power Builder开发前台的（就前台开发而言，这是一个不错的选择），但其集成功能较差。Notes/Domino系统具有很好的前台开发能力，也有与关系数据库很好的接口（通用ODBC或专用接口、Oracle 系统的专用接口），同时集成功能很强。这就形成一种强强结合的局面，可以大大提高开发的效率和确保系统的性能。本解决方案的实例中将介绍一个应用。 　　电子邮件在网络应中十分重要，可以在业务数据流传递的同时，通过电子邮件告诉对方有事件发生。我们不必寻找其他的邮件系统，Notes/Domino就有，而且十分优秀。Notes/Domino有自己的电子邮件格式，但可转换成Internet的标准格式，与因特网上任何标准（POP3和SMTP协议）电子信箱交换信件。 　　用Notes/Domino建立一个Web网站是举手之劳，创建三层结构的应用也并不困难，这是建立电子商务系统的基础。但Notes/Domino对Web 客户端开发功能不如Notes客户端的功能强大（这样比较也许不合适，应为没有可比性，应该与其他Web开发工具比较。这只是希望Lotus公司更加努力，使Web客户端的开发功能更加强大）。 这可能是因为：在Notes客户端驻留有Notes客户端程序，由于多年的积累，Lotus公司为C/S方式开发了丰富强大的函数、公式和前后台开发语言（Lotus Script）。Web客户应用环境（B/S模式）与Notes客户应用环境不同，它是在浏览器解析HTML超文本文件的环境下工作，并不驻留任何客户端特有的程序；另外，B/S方式是在Notes 4.5版本后才有的，Web界面的开发工具还不够完善和强大；也可能有其他非技术的考虑，这种局面改善得并不快。但不用编程（或少编程），利用原有的Notes创建表单、视图的功能，方便地创建一个具有交互功能的Web主页和页面是不成问题的。另外，Notes/Domino增加了大纲、页和帧的功能，增加了Java程序类，允许前台使用JavaScript和Applet小程序，这大大增加了用户自主开发Web前后台应用程序的能力。 五、支付 　　支付是电子商务中很重要的环节，在完整的电子商务概念中，支付也是在网上完成的。国外在电子商务的建设和应用上比我们早了许多年。已经形成了一整套电子货币或电子钱包的法律和运行机制，有着可靠的技术保障。网上支付首先要有交易双方都信任的银行，客户和银行之间通过协议建立信任关系（这种信任关系一般还需通过具有法律地位的中介机构确认）。客户需在银行开设账号，银行接受客户在网上操作提交的支付要求并认定可信后，就根据客户的要求，在交易客户双方之间转账（即完成支付）。这种操作在Internet上完成，无需客户到银行去办理汇款。收款方也在网上查询收款的情况(或银行自动通知到款的情况)。这就适应了电子商务快节奏的运转要求。 　　我国银行网上支付的系统正在迅速筹建中，一些银行已经率先投入服务（如招商银行和中国银行）。这对建立完整的电子商务系统无疑是一个好的信息。但电子商务系统建立的初期不必求全，即便还达不到网上支付，也可以在网上达成交易协议，可以在网上把汇款的扫描件传到供货方，供方看到扫描件就可以发货。在本方案的实例中就采用了这种支付方式。 六、安全认证 　　网上交易的最关键之处是安全。交易双方、客户和银行之间必须建立具有法律依据的信任关系；网上传输的信息需要加密和电子签名，发出的信息不能丢失、改动和抵赖，第三方也无法窃取、篡改。为了达到上述要求，一般要在政府的监督下，建立安全认证中介机构（CA），电子商务交易有关（包括企业、个人、银行等）的各方，都需申请由该中介机构颁发的信任字（包括公开和私人密钥，用以对数据加密和解密、电子签名）。在网上交易中，首先需要进行双向认证，在确认可信任对象后，才能继续交易活动。 　　当前公认的加密体制有SET和SSL，前者被认为是国际标准，后者是实用中的标准，两者都有商业产品。 　　由于安全认证中介机构的建立和运行比较复杂，除了技术上的问题外还有法律上的问题，目前国内还没有挂牌工作。但电子商务的发展势头很猛，许多企业已经抢占商机，电子商务系统安全认证也就无法由中介机构认定，而是企业相互之间建立事实上的信任关系。当然需要可靠的技术手段来保证网上这种信任关系的建立。 　　Notes/Domino系统采用SSL CA认证技术，由专门的模块来完成客户端与服务器之间的认证。客户端的浏览器软件（IE 或Netscape）都有确认信任关系和运行密钥的功能。 　　由于分公司（或代理商）与总公司存在着一种稳定的利益关系，所以没有第三方中介机构的认定，电子商务的活动仍可以继续下去。总公司以分工公司（或代理）在网上银行的支付信息或汇款单据的复印件为依据（实际是对银行的信任）发货，不会担任何风险。 七、实例－一个网上订货系统 (一）订货系统的功能 　　此例是上述方案中的销售管理部分，并作为一个已经运行在局域网上静态“进、销、存”系统的输入，构成异构数据库系统，前者是Notes/Domino数库系统，后者是MS-Access数据库系统，两者通过ODBC接口交换数据。销售子系统完全按照上述方案的思路建立。 　　汉王产品销售网络分布在全国各大中心城市，以往分公司或代理与总公司的业务往来靠电话和传真。在Internet上建立的电子商务系统将取代传统的手段。由于网络银行支付比较独立，也不普及，将逐步推广，此实例中仍靠网上汇票扫描件（图形文件）传递支付信息。 该系统的主要功能和流程如下： 　　客户通过Web工作站的浏览器(IE或Netscape)进入订货网站主页，键入合法的用户名和口令，便可进入订货系统。客户只需在系统提供的产品价目表上填写数量并按提交键，就完成了订货，客户可对自己已订的产品进行查询和统计，对返点数进行计算和预测，也可提出撤销订单；总公司商务部需要对客户信息、产品价目进行管理，增减产品，改变产品的价目，开列产品出库单，追踪产品的发货、到货、货款进帐等状况，还要根据客户的订货计算返点数等；总公司库房根据商务部的出库单据发货，并向商务部和客户通报发货情况；财务部追踪货款到达情况，并向商务部通报货款到达情况；订货该系统由商务部管理，系统需向管理者提供数据备份和向公司静态“进、销、存”系统传输数据。总公司、分公司或代理都有电子信箱，系统的每一次的信息传递，还将自动通过电子信箱通知对方。 （二）运行环境 1.客户运行环境 Web客户工作站在 Windows 95或Windows 98环境使用IE 或Netscape浏览器软件，通过当地的ISP接入服务实现对Web网站服务器的访问。 2.服务器平台 采用Windows NT 4.0操作系统； 用Lotus Notes/Domino 5.0建立Web网站和应用程序服务器； 用SSL安全协议的CA认证服务器； 使用POP3 SMPT邮件传输协议的电子信箱服务器。 八、 结束语 　　我国的市场经济正在迅速的发展，信息和效率是商家获胜的必要条件。电子商务的内涵十分丰富，只要我们对其有深刻的理解，就不难从中获得巨大的利益。国内电子商务应用还刚刚起步，有关概念和技术还在发展，一些法规和制度正在建立，但这不应成为我们观望的理由。谁先把先进的技术进入自己的商务中，谁就掌握了主动权。我们这个方案算是抛砖引玉，希望能帮助那些刚刚步入电子商务应用领域又缺少技术力量的同仁一臂之力。 　　摘自《软件世界》　 北京汉王科技公司 陈理疆、谭杰/文