巧用Office的邮件合并功能(2)

　　执行合并操作
　　编辑好待合并的主文档后，选择“工具→邮件合并...→合并”，从“合并”对话框（见图3）中选择“新建文档”，选中“数据域为空时，不打印空白行”以保证空域不会以空行形式出现在最终文档中，最后单击“合并”按钮就可以合并主文档和收件人列表。
　　

　　图3

　　合并结果将出现在屏幕上，写给各个收件人的邮件依次排列，此时最好再检查一下，然后打印或保存合并后的文档。

　　以后要再次执行合并时，只需打开主文档，然后选择“工具→邮件合并... →合并”就可以了。在退出Word时，会提示保存收件人列表文档，选择“是”，否则将丢失这个收件人列表数据。

　　生成电子邮件
　　将邮件合并结果发送到Outlook中成为电子邮件，方法是，在“邮件合并帮助器”对话框中点击“合并”，从“合并到”列表中选择“电子邮件→设置”，在对话框中的“含邮件/传真地址的数据域”中选择各种“域”。在“邮件消息主题行”中，输入电子邮件的主题。有必要的话，选中“以附件形式发送文档”。

　　返回“合并”对话框，单击“合并”就可以了。如果在Outlook的联系人列表中有该联系人的地址，则新生成的邮件自动放在Outlook的发件箱，如果在Outlook的联系人列表中没有该联系人的地址，则可根据提示建立一新联系人。新联系人建好后，则新生成的邮件自动放在Outlook的发件箱。在发出邮件之前，最好能随机检查一下邮件，以验证合并效果。

　　注意事项
　　如果在邮件合并操作中指定现有的数据作为收件人数据来源，当数据源中的收件人数量远远大于本次合并操作的收件人数量时，可以使用查询限定目标收件人。具体实现方法是：在打开主文档后，选择“工具→邮件合并→查询选项”，在“查询选项”对话框中选择查询域及其条件。如果指定多行查询条件，各行之间根据实际情况用“与”或“或”连接。以后执行合并操作时，数据源中只有那些符合指定条件的数据才参与合并。

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