活用Word巧添目录

经常看到有人为给一篇文档添加目录而大费周折。比方说在添加目录时，为了要对齐目录标题右侧的页码而一次次地调整字号的大小，插入空格等等。好不容易对齐了，但经过校对、修正，文档内容发生变化，于是又要为对齐目录中的页码辛苦一番。要想快捷地为文档添加美观漂亮的目录，其实根本没有那么复杂，用Word即可轻轻松松地实现。本文将详细介绍几种用Word添加目录的方法。 　　用Word 97创建、修改目录 　　如果你使用的是Word 97，那么有一种十分简便的创建、修改目录的方法可供选择。使用这种方法无需键入任何文字就能建立目录，尤其适用于标题较多、需经多次修改才能定稿的文档。具体步骤如下： 　　1、为目录标题设置内置的标题样式 　　(1)在文件中选择第一个目录标题，单击“格式”工具栏上的“样式”框(该工具栏左面第一个)右侧的下拉式按钮，可以看到“标题1”、 “标题2”、 “标题3”三种标题样式，选择“标题1”。 　　(2)经过步骤1，刚才被选中的文本会变得很大，而且段落之间的间隔也变得很不合适。可用“格式”工具栏上的“字体”、“字号”等工具将其恢复为原来的大小，并选择“格式”菜单中的“段落”命令，使段落之间的间隔也恢复原状。 　　(3)用鼠标左键双击“常用”工具栏上的“格式刷”，依次对文件中要作为目录标题的文本进行格式化，直至最后一个。 　　2、添加文件目录 　　将光标放在要创建目录的位置，从“插入”菜单中选取“索引和目录”命令，出现“索引和目录”对话框，单击“目录”标签，选择“选项”按钮，出现“目录选项”对话框，确认“目录项域”复选框被选中(见图1)，再按“确定”按钮，为文件添上目录。 　　图1 　　3、目录的修改 　　修改后的文件，其目录页次会受到影响。将光标放置在目录中，单击鼠标右键出现快显菜单，从中选择“更新域”命令，再选择需要的选项后按“确定 ”按钮，就可完成对目录页次的修改。 　　为嵌入式标题创建目录 　　有时要作为目录标题的文字是一个段落开头的几个字，和它下面的一段文字连在一起，处于同一个段落中，作为该段文字的头几个字，这时就需要特殊处理一下，具体方法如下： 　　1、将光标置于要作为标题的文字的右侧，按回车键，先将该标题分为一个独立的段落。 　　2、按前述“为目录标题设置内置式的标题样式”中(2)～(3)两步操作，为其设置标题样式。 　　3、选定标题后的段落标记，从“格式”菜单中选择“字体”命令，单击“字体”标签，选中“隐藏”复选框，单击“确定”按钮。 　　4、此时标题后的段落标记被隐藏起来，标题又重新嵌入到其后的段落之中。如果文档未发生变化，单击一下“常用”工具栏上的“显示/隐藏”按钮即可。 　　经过这样处理之后，又能为文档添加目录啦。 　　插入“域代码”建立目录 　　如果文档中嵌入式标题比较多，那么采用前面的方法就显得太麻烦了。这里再为您介绍一种更简便的方法，该方法在Word 6.0、Word 7.0、Word 97中都能使用，且无需键入任何文字就能建立目录，修改起来十分简便。对于目录标题较多、又需多次修改才能定稿的文件，更能显示出它的优越性。具体方法如下： 　　1、插入域代码 　　(1)在文件中选中第一个目录标题的文本，按下Alt＋Shift＋O键，出现“标记目录项”对话框(如图2)，单击“标记”按钮。 　　图2 　　(2)用鼠标单击编辑窗口，选中下一个目录标题，然后单击“标记目录项”对话框，再单击该对话框中的“标记”按钮。 　　(3)按照第(2)步的方法操作，依次为每个目录标题插入域代码，完成后单击对话框中的“关闭”按钮。 　　说明：插入域代码时，可能会出现{TC“——”}等字样，此时，你不必疑虑，只需等域代码全部插入完毕，从“工具”菜单中选择“选项”命令，单击“视图”标签，清除“域代码”、“隐藏文字”及“全部”三个复选框中的“√”号即可。 　　2、添加文件目录 　　参见“用Word 97创建、修改目录”中的“添加文件目录”。 　　3、目录的修改 　　参见“用Word 97创建、修改目录”中的“目录的修改”。 　　如何为目录分栏 　　一般书本的目录都分为两栏，这样看上去比较美观也便于查阅。这种形式的目录该怎么做呢？如果采取为文档中文字分栏的方法为目录分栏，会出现右半侧页码消失的现象，这里有个小窍门，可以解决这一问题，具体方法如下： 　　1、选中刚建立的目录，使其全部变黑，单击鼠标右键，从快显菜单中选“段落”命令。 　　2、在对话框中单击“制表位”按钮，出现“制表位”对话框。 　　3、在“制表位位置”输入框内键入合适的数值，在“对齐方式”中选“右”，在“前导符”区域选择自己喜欢的形式。 　　4、单击“设置”按钮，单击“确定”按钮。 　　5、从“格式”菜单中选择“分栏”命令，在“预设”区内选中“两栏”，在“栏宽”和“间距”中选择合适的数值（见图3），此外也可以选定“分隔线”复选框，为左右两排目录之间加上一条分隔线，最后单击“确定”按钮。、 　　图3 　　巧用索引作目录 　　对于带有章节号标题的文章来说，采取用索引做目录的方法为文档添加目录十分方便，可直接在对话框中将目录设置为两栏，无需重新分栏。所谓带章节号的标题，是指标题前带有1、2、3……，1.1、1.2、1.3……等阿拉伯数字的标题。目前出版的书籍大部分都采用这种形式的目录，其形式如下： 　　1、电脑入门 1 　　(1)电脑概况 3 　　(2)电脑组成 7 　　…… 　　2、键盘操作与指法练习 10 　　(1)键盘分布 11 　　(2)键盘指法规则练习 12 　　…… 　　采用索引做目录，具体步骤如下： 　　1、插入“域代码” 　　(1)在文件中选中第一个作为目录标题的文本，按下Alt＋Shift＋X键，出现“标记索引项”对话框，单击“标记”按钮。 　　(2)选中下一个目录标题，单击“标记索引项”对话框，单击“标记”按钮。 　　(3)按照第(2)步操作依次为每个目录标题插入域代码，最后单击“关闭”按钮。 　　说明：插入域代码时，可能会出现诸如{XE“——”}等字样，处置办法参见前述“通过插入域代码建立目录”的相关内容。 　　2、添加文件目录 　　(1)将光标放在要创建目录的位置，从“插入”菜单中选择“索引和目录”命令。 　　(2)单击“索引”标签，选中“页码右对齐”选项，确认“栏数”框内的数字为2，在“制表符前导字符”框中选择你喜欢的形式，最后按“确定”按钮，这样就可为文档添上漂亮的目录。 　　如果你还想对目录作进一步的调整，可选中整个目录，利用“格式”菜单中的“字体”、“段落”、“边框和底纹”等命令对目录的字体、字体大小、行距等作进一步的设置。 　　3、目录的修改 　　经过修改的文件，如果其目录页次受到影响，可将光标放置在目录中，然后单击鼠标右键，从快显菜单中选择“更新域”命令，系统将自动完成对目录的修改。 　　该方法也同样适用于Word 6.0、Word 7.0、Word 97，有兴趣的朋友不妨一试。 　　摘自《赛迪网》　张东淮/文