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在Word中用好查找和替换

2000-08-21 10:00:43

  在编辑文档时,我们免不了需要批量修改一些词语或其它特定的对象。普通的用法人人都会,但它还给你藏了一手,不信请往下看。

  在关闭“查找”之后可以使用“选择浏览对象”继续查找。这是Word 97一个非常有用的特点。当关闭“查找”对话框后,滚动条上“选择浏览对象”按钮上边和下边的按钮都变成了蓝色,它们的功能分别由“前一页”、“下一页”变成“前一次查找/定位”、“下一次查找/定位”。在单击“选择浏览对象”并选择“按页浏览”或其它选项之前,这两个按钮的功能一直不变。

  我们通常替换的都是文字对象,Word还可以查找并替换格式,包括字体、段落、制表位、样式等。例如将文档中所有字体改为“楷体”,字号“二号”,运用加粗的标题字体改为“隶书”,步骤如下:选择“编辑/替换”打开“查找和替换”对话框,如果扩展的替换选项看不见,可单击“高级”按钮;再单击“查找内容”文本框及其对话框下方的“格式”列表按钮,弹出能被替换的格式选项下拉列表;单击“字体”,选择字体为“楷体”,字形为“加粗”,字号为“二号”,单击确定;单击“替换为”文本框,选择字体为“隶书”,字形字号可不选,单击确定。这样就完成了查找和替换内容的设定,具体查找和替换的过程同文字。

  当我们用Word处理其它格式文档转化来的文档时,经常需要删除一些造成断行的硬回车。如果文档稍长,手工操作就比较麻烦。这时不妨用“替换”中的“特殊字符”选项来处理。以处理网上下载的Internet文档为例。此类文档的特点是每行后面都有段落标记,正常的段落标记之后都跟有另一个段落标记,后面跟着一个空行。替换的关键之处在于如何保留正常的段落符号。

  第一步将正常的段落符号转换成别的符号:单击“查找内容”文本框,从“特殊字符”下拉列表中选择“段落标记”(Word将在“查找内容”文本框中插入“^p”,也可以手工输入),重复该步骤,使“查找内容”文本框中显示两个段落标记“^p^p”;在“替换为”文本框中输入文档中没有出现过字符或字符串,例如“*#*”;单击“全部替换”,所有正常的段落标记都被输入的特殊字符取代。

  然后删去非正常段落符号,基本操作同上,需要注意之处是“查找内容”中填写一个段落标记,“替换为”文本框中选择“特殊字符”下拉列表中的“无宽不间断符”(“^z”)。

  最后是恢复正常的段落标记。操作与第一步相反。经过上边的替换,文档中令人讨厌的段落回车符已被去掉,面目一新。这里可以推出的另外一个技巧是如果用“替换”来删除某些文本,只须在“替换为”文本框中填入“^z”即可。

  摘自《赛迪网》 方银河/文

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