Word 97 的拼写和语法功能使用技巧

当你在学习英文时，尤其是你在写英文信件时，你是不是为自己没法检查错误而苦恼，或许你有好的英文学习软件来帮助你，但向你推荐在 Word 97中的拼写功能来解决你的烦恼。 　　Word 97是人们常用的字处理软件，它具有强大的编辑、排版、打印功能，便于与其他Windows应用程序实现资源共享。它的词库很大，包括从初级英语词汇到高级英语词汇，以及分门别类的科技词汇，是一般英语软件不可比拟的，可以满足不同层次人员使用英文的需要。利用Word 97的拼写检查和语法检查功能能够自动发现拼写错误和语法错误，并且提出更正建议它。它还包含特有的语法检查，通篇统计功能，而一般英语学习软件往往还停留在词汇和短语方面，对于语法和句子则无能为力。 现在就详细说明这种拼写和语法功能使用。如图1，单击"工具"菜单中的"选项"命令，然后单击"拼写与语法"选项。首先选中"自动检查语法"复选框，然后清除"隐藏文档中的语法错误"复选框可以打开自动语法检查。如果需要同时检查拼写和语法，则选中"在键入的同时检查拼写"和"在键入的同时检查语法"复选框。你可以完成以下功能： 1．词汇的拼写检查和改正 　　这是英语学习类软件必备的基本功能。Word 97可以在键入时自动检查拼写和语法错误，并对可能是错误的拼写及语法标记下划线。更正错误的方法是：首先显示快捷菜单，然后选择所需的正确内容。你也可以利用"自动更正"命令自动地更正大量一般性的排印、拼写和语法错误。例如，如果首先键入了"id"，然后键入空格或者其他标点，Word 97将用"is"替换"id"。 　　如果拼写检查功能遇到不认识的单词，诸如首字母简写、技术名词等正确的名字，就认为有错，请将这些单词添至自定义词典，下次进行拼写检查时，只要这些单词的拼写正确，拼写检查功能将不会认为有错。 　　应该在使用自定义词典进行检查拼写之前首先将自己定义的词典激活。如果拼写检查功能对常用单词提出质疑，可能是你用另一种语言格式标记了文字，或用转换键盘布局的方式设置了其他语言。如果是这样，需要用"英语(美国)"等拼写检查功能可以识别的语言风格来重新设置文字。 　　指定单词的习惯拼写方式还可以进行选择，要指定单词的习惯拼写方式，比如，不拼为"advice"而拼为"advise"，只需将不需要的拼写方式添至例外词典即可。这样，在下次进行拼写检查时，拼写检查功能将会询问该单词，届时即可按照惯用方式进行拼写。 　　对于不需要检查的部分，可以设置"不作校对"格式的标记，如果文字带有此标记，Word 97在作语法检查时将跳过。 2．句子的语法检查 　　对于英语初学者，句子的语法检查特别有用，初级英语中的大部分语法错误它都能够发现并且提出修改建议。文档创建过程中或创建完毕时，你可以让Word 97搜索文档中的语法错误。当Word 97发现可能的错误时，可以首先更正该错误，然后继续检查。如果语法检查功能认为语法上正确的句子出错，你可能需要自定义语法和风格的规则。 能够发现的语法错误主要有： 　　大小写错误，如专用名词或在专用名词前的称呼，比如，"madam"改为"Madam"。 用错的单词，包括形容词和副词、比较级和最高级、相近词的错误，比如，"what"和"that"的区别、"either"和"neither"的区别、"who"和"whom"的区别等、度量单位、连词、介词和代词不正确的用法等。 　　数字，如应该拼写出的数字应为one而不是1，反之亦然，应为1而不是one等。也可检查用其它符号的不正确用法。 　　所有格和复数，使用所有格替代复数或相反。也检查所有格中省略的所有格符号等。 　　短语，不正确的名词和动词短语：a/an错用，可数名词与不可数名词的正误；不正确的动词时态；及物动词用作不及物动词；名词短语中单复数一致性的错误，比如"three month"应为"three months"等。 　　主谓一致，主语和谓语，主语和补语，从句中的主谓结构，以及带有代词的量词主谓间的不一致。 　　从句的正确与否，关系代词或标点符号的错误使用，比如"who"代替"which"指代事物等从句关系代词的使用；标点符号，包括逗号、冒号、句尾标点符号、引语中的标点符号、单词间的多个空格等。 　　句子结构，包括繁琐的句子，不完整的句子，连词过多或缺少使用的句子，不平行的句子结构，比如在一个句子中动名词和不定式混用，不正确的疑问句，以及错误使用的修饰词等。 3．整篇文章的综合评估 　　在写英文时，由于我们不常用，因此，往往需要对自己的英文有一个综合评判，从而作到心中有数，这一看似复杂的功能Word 97也能轻而易举地实现。 　　97完成拼写和语法检查后，通过设置，将显示有关文档可读性级别的信息，信息包括所写短文的字符数、单词数、句子数、段落数、每单词平均字符数、每段平均单词数、每段平均句子数，以及各种可读性分数等。各种可读性分数均根据每个单词平均字节数和每个句子的平均单词数进行评定，按百分制评定文本的得分。分数越高的文档越容易理解。大多数标准文档的分数应能达到大约60到70。 　　更有趣的是，还可以得到年级水平分数，即按美国年级水平评定文本的得分。例如，文档的分数为8.0表示一个八年级水平的人能够理解该文档的内容。大多数标准文档的分数应能达到大约7.0到8.0。 4．自定义词典或补充词典 　　在我们写专业技术比较强的文章时，常常有用拼写检查功能无法识别的专用单词，比如正确的姓名或首字母缩写等，就可以使用一个或多个自定义词典检查其拼写。既可以将此专用单词添加至内置自定义词典，也可创建自己的词典。以后，如果这些单词没有出现拼写错误，拼写检查功能将不再对其拼写方式提出疑问。你也可以购买补充词典，比如其他语言的词典或者数学、法律词典等。 　　当然，像许多英语学习软件一样，你可以将自己陌生或是认为重要的词汇输入自己编辑的词典，可以随时翻阅和记忆。 　　通过了解Word 97 的 拼写 和语法功 能，Word 97已经不再是普通的字处理工具了，它已经成为你写英文的得力助手，只要多次使用，你会方便的使用各项功能。但是请留意记住，英语的语法和表达方式是灵活多变的，这种仅依靠拼写检查和语法检查的方法难免显得机械和呆板，像其他英语软件一样，毕竟它仅仅只是一个助手而已。希望你能真正的使用它来帮助你写好英文，是你英文文章流利畅通。 　　摘自《软件世界》　杨力/文