今年3月以来,新冠疫情在我国上海市、长春市、吉林市、深圳市等多地暴发。办公楼突然被封,小区突然被封……网友们滑稽地称之为“狼人杀游戏”,不知道那天一觉醒来,一顿饭后就会被通知“涉疫就地管控”、“封闭式管理”……

疫情此起彼伏,让众多企业管理者感到十分头疼,一则,员工到公司上班,途中有感染风险,办公室有可能被封控;二则,如果让员工都居家办公,又难免办公低效的问题。

居家远程办公,怎样散而不乱?如何保障团队高效协作?

其实,对症下药,总有办法。问题主要在于3个维度:团队管理、团队协作、自我管理。就这3个维度,结合办公管理专家及上班族经验,我们整理了7个行之有效的tips,帮助管理者做好管理,帮助办公者解放自我矛盾情绪,高效安排好工作。

1 资料存云端,有备无患

前段时间,深圳科兴科学园下午4点的突发万人“大撤离”,轰动全网。跑毒工作两不误,带着电脑主机“跑路”的照片在网上疯传,尽显打工人的辛酸。

搬电脑、搬硬盘……很不寻常的一下午。

常态化疫情防控之下,这场“大撤离”也让更多人意识到云存储的重要性。养成将办公资料放在“云端”的办公习惯的价值突显出来。一则可以无惧、轻松应对“被隔离”、“被撤离”这类突发状况;二则,日常工作中的临时紧急任务也可以快速解决。

另外,团队运用“云端”方式去分工协同,效率的提高是显而易见的。同时还可以很便捷地设置访问、编辑权限。

2 视频早会,开启新一天

居家办公,首先最难的点在于互相对对方的状态不清楚。

管理者会担心员工效率低下,员工会担心自己无法进入工作状态。大家的上班时间要同步,才能及时回复,彼此协同。

其实这里所缺乏的是:仪式感。

因此,我们建议每天早上准时开视频早会。督促每一个人穿戴整齐地出现在镜头前。这里的关键是“整齐穿戴”。其实很多人居家办公都会选择便服或者睡衣,认为这样省事方便,但同时是很可能导致懒散分神的。

即使居家办公,我们也应该要求自己,准时起床,穿戴整齐,完成把自己拉入工作状态的仪式感。

除了互相露面确认外,这个视频早会要讲些什么呢?

早会的时间不用很长,每人用一分钟左右时间,讲一下今天的工作内容就好。主要是明确要打配合的地方,互相提个醒。

3 下班打卡,状态自评

居家办公,下班的仪式感也要有,这样可以督促自己,在工作时间内更专注高效,不拖拉。

可以每天给自己的工作状态打个分。在工作群中,简单说下今天工作的完成情况,让团队成员间信息互相同步。

让自己有意识回顾总结,便于规划第二天的工作,有条不紊。管理者要注意的是,不能落实得过于正式,如果变成每天的工作汇报,也许会增加团队成员的工作压力。要让它简单便捷。

团队定期沟通,是非常重要的,也是基本管理动作。

4 写周报看进度,按期复盘

周报并不是随意随心写的,要讲究效用。

周报,不仅是简单罗列做了什么事情,而是应该拆解年度目标、月度目标,具体到周。例如:本周计划完成3篇文章/实际完成3篇文章,月计划完成16篇/实际完成3篇。

通过周报看进度,定期复盘,有助于我们实时知道我们的进度和计划之间的差距,顺藤摸瓜,再找到原因,再定制下一周的工作计划。

5 周例会促交流,加强协作

周报写好,个人的部分完成了,但团队的部分,还有一个关键动作——周例会。

任一个目标的达成,都需要团队协作,所以我们需要互相看团队成员的周报,并作出评论。

居家周例会,可以用视频系统和文档评论的方式开展。选择一个统一的时间,打开文档,大家互看周报,将疑问、建议以评论的方式记录在文档中,展开讨论。

6 日程表总协调,步调一致

团队办公地点分散,但是团队凝聚力很重要,它可以是一个具象的存在。

团队日程表。

将整个团队的各类会议、节假日、任务排期,都记录在同一个日程表中。一则,可以互相提醒,或者系统自动提醒相应对象;二则,它可以像一个司令部,统筹指导“作战”计划;三则,方便团队回溯过程。

7 注重劳逸结合,效率更佳

居家办公,也要将专注时间和休息时间分开,这样效率会更高。

长时间处于精神高度集中的状态,很容易感觉疲劳,工作压力过大,吸入氧气量减少、血氧浓度和血糖值都会下降。所以建议大家每30-60分钟便起身走动走动,补充饮水。也可以用深呼吸赶走疲劳,花5分钟时间,慢慢地吸气,然后憋气几秒,再慢慢地呼气。

区分好工作和休息时间,才能让我们既高效,又留有生活空间,劳逸结合。

随着远程办公产业的迅速发展,亦涌现出了一批功能先进、市场占有率靠前的远程办公协作工具。以下选取部分代表进行推荐。

① 以钉钉为代表的一站式协作平台

② 以 WPS 为代表的文档协作平台

③ 以腾讯会议为代表的云视频会议平台

④ 以Teambition为代表的项目管理平台

⑤ 以蓝凌为代表的综合办公平台

▲蓝凌OA覆盖100+功能应用

善用工具,事半功倍。

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