科技
设为书签Ctrl+D将本页面保存为书签,全面了解最新资讯,方便快捷。
业 界/ 互联网/ 行 业/ 通 信/ 数 码/ 手 机/ 平 板/ 笔记本/ 相 机
当前位置:科技 > 快讯 >

仙工智能的费用管理实践 纸质报销到数字化费控的优雅升级

仙工智能的费用管理实践 纸质报销到数字化费控的优雅升级
2022-12-26 13:50:38 来源:壹点网

2020年创立的仙工智能,其发展过程经历了不寻常的3年,市场环境的不确定性并没有影响到它的快速成长。作为智能制造领域的新秀企业,在本身数字化基因加持和数字化产品成熟的环境下,仙工智能的企业数字化布局正处于不错的时机。

利用分贝通,仙工智能有效简化了支出管理流程,实现多系统协同,让每一个岗位都能够更专注本职工作。

优雅升级 纸质报销到费控数字化

创立初期,仙工智能采用的是手工签单的方式进行报销。这种方式下,因为考虑部门负责人和财务时间空闲等因素,单据流转的周期更长,员工报销进程缓慢。

2021年开始,仙工的员工数量猛增,随着员工数的迅速增加,报销单据的数量也不断翻番,传统报销方式已经不太适用。

一方面,仙工的大大小小项目数千个,所有的成本计算均基于项目,因此根据项目进行费用结算,事后报销的方式就会导致项目结项因为报销的滞后而延迟,项目管理的时效性差;

另一方面,由于仙工智能业务遍布海内外,销售人员的出差频繁且周期长,甚至于有销售300天都在外跑业务,因此产生了大量的差旅报销。同时,员工每次提交单据都是附上十多张的发票量,再加上员工信息填错等来回修改、审批,财务有些不堪重负。

 

“我们在调研费控报销系统时,发现市面上产品基本大差不差,但本质上还是将线下审批填单工作转移到线上的逻辑,最终还是需要人工打印、贴票。此类换汤不换药的方式没有解决核心问题。”据仙工智能数字化负责人叶总回忆,当初选择分贝通,是基于其减少90%以上报销的同时,还能够同时满足额外报销的一站式能力,很好的解决仙工智能在人员快速扩张,报销量激增状态下的管理。

利用分贝通,仙工的所有员工均能够在平台上进行统一的商旅、采购消费,由公司统一结算;平台还支持报销功能,通过精准的发票识别,包括金额、税号等可快速识别;同时,员工在提交报销单时还能关联同事项的商务消费支出,做到一事一报,减轻财务在项目费用归集时工作量。

进一步数字化 系统连接高效率

“仙工从2020年开始初步做企业数字化方面的布局,购买了一批人事系统、费控系统、ERP等相关系统。今年重点放在了系统间的优化,目前正在启动数字化的二期行动。”叶总表示。

仙工通过分贝通实现了与企业微信的考勤和人员架构映射并能自动生成会计凭证对接财务系统,从OA、费用管理系统、财务系统进行闭环管理。

 

就具体使用而言,系统未连接前,仙工需要大量的人工系统维护,包括人员入职、离职信息在各系统的同步,财务入账、凭证录入等,都是耗费人力的手工活。当大部分的基础手工活通过系统的方式解决后,大大释放了仙工从员工到管理层,行政到财务的工作量。

据仙工财务经理付总表示,系统对接很有必要,所有的系统都处于独立状态时,则是在不同的系统中做重复的操作,这样就导致效率低下。过去,会计需要用excel表手工制单后导入财务系统,尤其是繁杂的费用类支出,耗费大量的时间。现在,只需要在分贝通web端管理后台点击自动生成凭证后,即可自动同步到财务系统,彻底告别手工凭证录入的时代。

数据应用 支出管理标准化

据叶总表示,数字化工具应用的核心之一还在于数据价值的利用。目前,得益于所有消费数据在平台自动沉淀,管理员还能将所有费用消耗数据发送给部门负责人,辅助部门负责人做部门预算规划和员工行为规范等。

在费用数据的辅助下,仙工制定了一系列灵活的管控方式。例如,动态调整每月申请一次用车,员工若有频繁出行要求时则进行范围较宽的限制,按月度申请不限次数。此外,根据员工消费情况,仙工在系统内配置了一系列的商旅出行规则,包括限制跨国机票舱位、火车席位、酒店根据城市设定差标等。

在过去,仙工是通过行政发布一些规范的方式进行限制,很容易出现超标消费的情况。而通过系统的事前管控,所有的消费标准和规范都通过事前审批的形式进行了标准化执行,让企业商务消费管控有效落地。

“2023年开始,我们会重心放在优化数据分析帮助决策者。”谈及仙工的下一步数字化的计划,叶总表示挖掘数据能力,赋能业务决策将会成为最核心的部分。基于目前仙工良好的企业数字化状态,他相信数据赋能将能被有效执行。

 

关键词:

责任编辑:kj005

文章投诉热线:156 0057 2229  投诉邮箱:29132 36@qq.com
关键词:

5G时代的豪门盛宴,中国广电助力打造更精彩观赛体验

2022-12-16 10:49:055G时代的豪门盛宴,中国广电助力打造更精彩观赛体验

黑马豪强混战半决赛 你的流量准备好了吗

2022-12-13 10:32:41黑马豪强混战半决赛 你的流量准备好了吗

聚焦全球关务合规--2022关务发展大会神州博海分论坛圆满落幕

2022-12-12 13:57:45聚焦全球关务合规--2022关务发展大会神州博海分论坛圆满落幕

人物专访:一直为医美的“专业消费者”持续创造价值的医美IP吉娜

2022-11-24 16:23:38人物专访:一直为医美的“专业消费者”持续创造价值的医美IP吉娜

超大流量,球迷专享,中国广电最新专属卡产品即将限时上线

2022-11-16 10:44:35超大流量,球迷专享,中国广电最新专属卡产品即将限时上线

银河威尔创始人胡珩:三维交互打破虚实界限,让每个人都能体验全世界

2022-11-15 14:50:09银河威尔创始人胡珩:三维交互打破虚实界限,让每个人都能体验全世界

相关新闻

最新资讯