外企德科(FESCO Adecco) 是中国第一家人力资源服务机构,和中国体量最大的综合性人力服务企业之一的FESCO集团(北京人力,600861)与全球领先人力资源咨询与解决方案提供商德科集团(The Adecco Group)于2010年在上海成立的一家中外合资人力资源服务企业,为企业及个人提供通用外包解决方案、专业外包解决方案、国际人才外包服务、人事薪酬服务、招聘猎头及流程外包、员工福利服务和数字化等综合性人力资源服务。目前,FESCO Adecco 已在全国范围内的多个重要地区设立了区域机构,包括上海、重庆、浙江、深圳、苏州、陕西、湖南、安徽、福建、山东、四川等,全国服务人数超过200万名,服务客户超26,000家。

“我们不追求报表数量,我们需要切切实实从数据中发现价值。经历过BI产品的更新迭代,Quick BI更符合本地化应用场景。”——   外企德科 全国协同部

一、业务需求与挑战

外企德科从“数据助能业务”“数据深度应用”“数据专家培养”三个方面,和瓴羊进行了分享,以下是分享的部分实录:

Q:外企德科如何利用数据提升业务管理,辅助业务调整?

外企德科:BI建设的初级阶段,我们要提升的是数据整合能力,让数据来辅助业务发展。企业经营管理中,往往对数据“浮于表面”,深层的数据异常难以探究。这主要因为数据收集复杂,过程数据监控难所导致的。因此,哪怕企业有了结果数据,知道问题发生的结果,也很难进一步地进行管理动作调整。尤其,大多数据还是通过Excel进行收集和汇报,准确性和及时性都非常难以保证。

Q:如何提升数据应用的效率,避免数据的简单堆砌?

外企德科:当我们进行了一些数据整合,BI建设的需求又会发生变化。整合数据的初心是为了更好地辅助业务,因此数据是需要“与时俱进”的。现实中,我们经常会面临“数据多”、“类型多”、“入口多”等场景,简单的数据堆砌只会让业务人员迷失在众多的报表中,无法提取到核心关键的信息,甚至还要耗时耗力在差异数据的比对解释上。最终逐步变成“僵尸数据”,反而让数据变成业务人员的一种压力。

Q:如何培养懂数据的业务专家,让“数据分析”的角色回归业务?

外企德科:企业开展数字化,其根本还是在人,是需要各个部门一起共建、达成共识,仅凭信息部门或者数据团队是不可能完成的,而如何用好BI,亦是外企德科工作中的重点和核心问题。

工欲善其事,必先利其器,一个优秀的BI平台能够加速业务专家的贡献。首先,平台必须足够健壮,完整地承载起数据的收集、清洗、分析和可视化流程;其次,平台必须美观易用,让业务感受不到技术门槛带来的“望而却步”。只有做到这两点,才能真真切切地将数据分析的角色融入到业务流程中,让更多的业务专家发挥价值。

二、解决方案

外企德科一直重视数据管理,早期便利用PG搭建了数据底层,并引入了优秀的国外BI软件。通过这些措施,企业管理层养成了看数据的习惯。然而,随着后疫情时代的到来和远程办公模式的普及,国外BI软件在与国内远程办公软件集成时出现了一些不适应的情况。在经过充分的选型后,外企德科选择了阿里的Quick BI进行替换,以保证数据分析和应用效率的提升。

首先,Quick BI是一款全场景数据消费式的BI平台,具有强大的数据分析和可视化功能,能够快速、直观地呈现数据,有助于业务端更加高效便捷地理解业务情况。其次,Quick BI具有良好的国内化适配性,与国内远程办公软件的集成更加顺畅,有助于解决前述“水土不服”的问题,提升远程办公环境下的数据应用效率。此外,Quick BI还拥有友好的用户界面和简单易用的操作流程,减少了员工在学习和使用过程中的障碍,提高了整体的工作效率和数据分析能力。

在这一方案的落地支持下,外企德科探索了一些具体的数据应用场景。

三、典型数据场景应用

1、风险巡航: 业务健康跟测,打造数据瞭望塔

业务痛点:

在整体市场大环境的挑战下,外企德科也在不断尝试优化自身能力,以更好地应对未来的变化。作为一家人力资源公司,外企德科在全国服务人数超过200万名,这对公司的现金流管理提出了较高要求,需要对现金流健康度进行密切跟踪。依靠Excel进行资金管理分析,工作量巨大,更无法做到及时探知。

解决方案:

衔接RPA等自动化技术的使用,外企德科可以利用Quick BI直接链接至实时的资金数据,制作资金管理看板,从而快速掌握业务健康度。

价值应用:

作为一家大型的人力资源服务公司,传统的现金流管理分析,需要财务耗费大量人力进行数据的下载、处理、加工和汇总。因此这一管理行为通常只能按月进行。现在,除了可以在Quick BI上直观地看到现金流实时动态,更清晰地评估资金健康度,及时发现潜在风险;外企德科还能通过分析识别出资金波动的特征和模式,这对于更好地服务客户以及更好地运用资金也提供了极大帮助。

2、异常诊断:探查数据,聚焦业务关键

业务痛点:

常规的数据分析或者系统内置的报表通常只按主题组织和陈列数据,不能实现多角度交叉分析;并且由于分析数据局限于固定报表格式,更无法实现数据“异常”的快速识别和定位。

相较“面面俱到”的整体经营数据,外企德科更关注数据的聚焦和探查。“我们不需要太多报表,已有的那几张能够都看明白就行了”,“更在意过程,指标怎么设计,什么指标才能更好地反映问题”,“我们不追求报表数量,反而还要定期下线一些不怎么看的报表”。

解决方案:

外企德科基于企业战略,通过数据团队与业务团队的协同,结合组织目标,快速制定符合业务逻辑的数据指标分析体系,利用Quick BI工具拖拉拽,快速制作经营分析相关的7张报表,并且根据业务发展不断调整内容与预警规则。

利用Quick BI制作经营管理驾驶舱与预警系统,将复杂的指标直观的展示出来,并且支持钻取查看明细,辅助数据联动以及异常标注等交互式分析,大幅提高了经营数据的易读性,即时性。

价值应用:

通过利用Quick BI的交互式分析,将可视化与叙事技术结合,通过将仪表板中多个可视化图表进行关联,使它们之间相互交互,帮助用户更快速地进行数据探索。

以经营分析的场景为例:数据从多业务系统对接到Quick BI反映经营结果数据,利用Quick BI呈现可视化分析。驾驶舱中的趋势图,可以及时提醒业务中存在的问题。在分析经营状况时,当盈利曲线(GP)低于成本曲线(SGA)时,通常企业会对该业务盈利做出预警。依靠Quick BI的交互式分析,我们可以进一步对数据层层下钻,不仅盈利曲线可以下探到细分业务条线的增长率/目标达成率;成本曲线亦可以下探到成本大类的占比/增长率,再结合两者的关联关系,管理者们可以从数据出发,对业务做出更加精准的判断,从而迅速调整管理手段:进行更加精细的成本管控,基于高潜业务投入更多的资源。

在交互式分析的加持下,“数据->见解->管理”这一过程,变得更加灵活与迅捷。

3、高效集成:多系统互通,业务轻装上阵

数据痛点:业务人员往往要在事务性工作上,耗费大量的时间和精力。 所以,企业管理的目标之一,是让一线业务人员能将精力和时间聚焦在业务。信息化时代已经投入建设了不少系统,但往往只停留在固定格式的查询统计阶段。对于大多的业务人员而言,这是无法满足他们的业务分析需求的。他们往往需要反复地在多个系统之间来回切换,复制还有粘贴,增加了数据应用的工作量和复杂性。

解决方案:外企德科数字化启动比较早,早些年间就已经引入了很多的业务系统,因此,基于众多的业务系统做了数据打通并且接入BI进行可视化。针对当前业务系统再重新进行数据页面的制作比较费力,在数据平台统一查看,又会增加一线业务来回切换系统的工作量。

利用Quick BI开放集成的核心能力:支持账号体系单点登录对接、增强式的安全嵌入分析、数据集成等几个方面的能力。非常成功地将Quick BI融入到各个业务系统之中,让用户能够更“无感知”地在多平台甚至多系统中,进行数据应用。

价值应用:

以销售管理为例,外企德科在销售管理过程中,引入了Salesforce等优秀数字化产品。在不同产品中,Quick BI 的 Ticket传参的安全增强方案,有效防止链接被恶意分享数据泄露的问题,可以做到便捷的行列权限控制,让不同的人在同一个页面仅可查看自己权限内的数据。安全保障了外企德科在不同系统中的互联互通。无论是移动端钉钉,还是CRM系统,Quick BI 作为看板底座,帮助外企德科实现了无缝系统嵌入,每一位销售同事都可以“轻松看数,无感看数”。

4、打造企业“观数台”:多源数据对齐,构建业务洞察力

数据痛点:

同其他管理幅度大、管理角色多的企业一样,外企德科在战略管理落地过程中,也面临着如何快速跨部门、跨层级业务数据对齐的痛点。一方面,来自不同部门的多源数据指标不一致,在业务分析过程中,侧重点也不同,笼统的数据Excel宽表虽然可以覆盖所有人的用数需求,但是难以快速抓到数据重点。

解决方案:

不同层级有不同管理权限,外企德科需要保障不同管理者,快速看到对应权限的业务数据,通过Quick BI的分角色权限以及自定义角色,顺利的将查看、分析以及开发的人员进行了有效区分。同时分配Quick BI 多个业务空间,空间与空间之间的成员以及数据完全隔离。

在保证数据安全的前提下,让空间内的成员极大程度上拥有各自数据使用的权限,并结合Quick BI的行列权限功能,实现一张报表千人千面的能力,精准匹配核心关键数据,让业务人员不再迷惘。

价值应用:

通过利用Quick BI集成的内部应用“观数台”,外企德科可以针对不同管理角色,设定不同管理权限。不同层级管理者,可以直接查看自身权限内的经营数据,快速定位对应业务情况。

同时,Quick BI支持PC端以及手机端的查看,打破原有数据的载体、空间以及时间的限制。随时随地了解企业经营最新动态,并快速针对市场反应作出调整,提升企业竞争力。

以销售场景为例:以往通过1~2张大Excel表格进行管理,全部都是数字,很难一眼识别到具体问题。外企德科利用Quick BI,为全公司搭建看板底座,形成销售移动看板,赋能一线业务人员。通过Quick BI制作移动看板,集成到移动应用。提取业务人员核心考核指标,进行重点关注,将业务细节关联到个人,具体到可执行的2-3个KPI。

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