Excel数据校对找个好秘书(1)

中华网科技 http://tech.china.com 2005-06-14 13:53:48

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　　Excel正广泛地用于数据管理，对大量数据而言，校对工作可是令人头痛的事。不过咱们如果为它请位好秘书，那就轻松多了。

她念我听

　　选中要进行校对的单元格区域，比如图1中的A1：B5。依次单击“工具”→“语音”→“显示‘文本到语音’工具栏”，该工具栏就会出现在Excel编辑区中，单击其中的第一个按钮，Excel即可开始朗读。你就能眼睛看着纸稿，耳朵听着声音，慢慢地校对，够惬意了吧。

小提示：该项功能不会随Excel的默认安装而安装，首次使用时，系统会提示你添加，请按提示操作。如果你在安装Office时选择了删除备份文件，系统会提示你插入安装盘。

　　当你发现有错时，可及时单击图1中的第二个按钮停止朗读，以便进行修改，修改后再单击第一个按钮，校对又能继续进行。事实上，很多人为了追求快速校对，一般是左手拿纸稿，右手修改，这时只需按一下Esc键即可暂停朗读。而单击第三、四个按钮，可设置按行进行校对还是按列进行校对。

　　追求更高效率

　　上述方法很省事，但速度较慢。专业的录入员在操作Excel时，一般是用专业的指法从数字键盘录入数据，与其听Excel读一遍还不如重新输入一遍来得快，当然，这里的重输一遍是有目的的——快速校对。

　　图2是一张工资表示意图。当然，一般的工资表列数都比较多，可将用于校对的列安排到后面去，要用时才让其显示出来。下面是具体的设置方法：

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