让Word和Excel表格实现选择录入

中华网科技 http://tech.china.com 2005-11-25 18:01:56

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　　电脑及各类应用软件从诞生的那一刻起，就确定了为人类减轻劳动负担的宗旨，但如果操作软硬件的人不熟悉其功能，减轻负担的宗旨也就成为空谈。例如，使用Word和Excel制作明细表时需要重复录入部门、职称或学历等内容。此时，不论是逐一录入还是复制粘贴，都是一项即耗时又费力的工作。如何利用软件的自身功能从繁重的工作中摆脱出来呢？本篇文章将给你满意的答案。
　　
　　我们在使用Word和Excel制作表格时，可以为表格制作一个下拉列表，在遇到需重复录入的内容时，只要用鼠标单击所需的选项，即可轻松完成录入。下面笔者将分别讲解Word和Excel下的实现方法。　　
　　
　　一、Word表格实现选择录入
　　
　　例如制作一份明细表，在这个表格中，部门、职称、学历和级别等几项内容是需要重复输入的，我们利用Word提供的下拉型窗体域即可轻松实现表格内容的选择录入（如图1）。具体设置步骤如下：
　　

　　（1）首先在Word中根据需要设计好表格，将固定不变的内容输入到表格中。
　　
　　（2）将鼠标移到指定位置（例如“职称”下面的单元格），单击“视图→工具栏→窗体”命令，弹出“窗体”工具栏，单击“下拉型窗体域”按钮。
　　
　　小提示：单元格中插入窗体域后，会显示出灰色底纹，在按下“窗体域底纹”按钮时会显示阴影。该窗体域底纹只在屏幕上显示，用于提醒用户该域的具体位置，这些效果并不岜淮蛴〕隼础?
　　
　　（3）双击单元格中的窗体域底纹，弹出“下拉型窗体域选项”对话框。在“下拉项”文本框内输入需要添加的第一个列表项，并单击“添加”按钮进行添加。依法输入其余列表项，待所有列表项添加完毕后，可以通过“↑、↓”方向按钮改变列表项的排列顺序。
　　
　　（4）勾选“启用下拉列表”复选框（如图2），单击“确定”按钮，完成一个单元格的下拉型窗体域的设置。
　　
　　小技巧：可将其余使用同样窗体域的单元格全部选中，然后通过复制、粘贴的方法一次性插入。
　　
　　（5）在所有下拉型窗体域完成插入之后，单击“窗体”工具栏上的锁状“保护窗体”按钮（这样除了含有窗体域的单元格外，表格的其它地方都无法进行修改），在需要录入同一内容的任一窗体域单元格上单击鼠标，单击其右侧出现的下拉三角图标，从弹出下拉列表中选择需要录入的内容。全部选择好后，再次单击“保护窗体”按钮解除锁定。
　　
　　二、Excel表格实现选择录入
　　
　　在Excel表格中使用选择录入的好处是，可以对数据精确筛选，避免因录入错误造成数据统计不准确的现象发生。具体设置步骤如下：
　　
　　（1）首先在Excel中设计好所需要的表格，在任意一列中输入要在下拉列表中所显示的内容，然后选定要使用选择性输入的区域。
　　
　　（2）单击“数据→有效性”命令，在弹出的窗口中单击“设置”选项卡。在“允许”下拉列表中选择“序列”；在“来源”框中输入序列来源的单元格绝对地址，或者单击其右侧的隐藏窗体按钮，用鼠标选定要使用下拉列表中所显示的内容的单元格区域，再次单击隐藏窗体按钮回到“设置”选项卡。最后单击“确定”按钮返回（如图3）。
　　
　　（3）用鼠标单击区域中的任一单元格，会在单元格旁边出现一个下拉箭头，单击箭头，会显示出所有的设置序列，从中单击所需的项目即可完成录入。
　　
　　小技巧：对于其它使用下拉列表的单元格，可以采用拖动柄复制的方法来实现。
　　
　　现在，有了Word和Excel中实现选择录入的方法，工作是不是轻松多了？