Outlook Express使用技巧大全(下)(3)

中华网科技 http://tech.china.com 2005-04-07 11:53:36

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　9.善用名片功能

图23

　　通过Internet与他人交换联系人信息，最简便的方法是将名片附加在电子邮件上。名片是通讯簿中vCard格式的联系人信息。vCard格式可广泛用于各种数字设备和操作系统。使用“名片”的好处是显而易见的。如果收信人也使用的是OE，就可以简单的将您的名片中填写的内容直接添加到他的通讯簿中，当然，您收到含有名片的信件，也可以方便的加入到您自己的通讯簿中，名片格式如图所示。

　　撰写名片：在“工具”菜单中，单击“选项”，然后选择“撰写”选项卡。在“名片”部分，选择“邮件或新闻”复选框，然后从下拉列表中选择一张名片，如果没有您的个人项目，首先必须在通讯簿中为自己创建一个联系人，然后从列表中选择您的姓名。通常名片用于提供自己的详细资料。但是，也可以包含通讯簿中任一联系人的名片。若要撰写或者更改名片中的信息，请单击“编辑”按钮。

　　使用名片：若要为某封邮件添加名片或签名，请单击邮件窗口中的“插入”菜单，然后单击“签名或我的名片”。如果想一劳永逸，请选择菜单“工具->选项->撰写”，选取“创建新邮件时包含我的名片”。


图24


　　导出名片：在通讯簿中，选定一个联系人，单击“文件”菜单，指向导出，然后单击名片(vCard)。选择在本地电脑或网络驱动器上的位置，然后单击确定。将产生一个.vcf文件，如图所示：

　　导入名片：过程与导出名片类似，名片添加到通讯簿后将显示一个对话框，如果需要，可以在其中修改或添加联系人信息。

　　像多数电子邮件程序一样，Outlook Express里也有通讯薄功能，让用户可以更加方便地组织和使用联系人地址。你可以添加单个用户的地址，也可以创建多人分发组。

　　10.添加联系人

　　下面是向通讯薄添加姓名的具体步骤：

　　①单击工具栏上的“通讯薄”按钮。

　　②在“通讯薄”框里，单击“新建”按钮。

　　③在“属性”对话框的“个人”标签上，至少输入这个人的姓氏、名字、昵称和电子邮件地址。写新邮件时，可以在“收件人”一栏里输入那个人的昵称，然后OE就会自动用他或她的电子邮件地址来替代它。

　　另外，也可以用该对话框上的其他标签为那个人添加附加信息。单击“确定”可保存新条目。

　　注意：可以把收到的每封电子邮件的地址自动添加到通讯薄中，具体方法是：打开邮件，右击要添加的名字，然后单击“添加到通讯薄”。

　　11.创建分发用户组

　　用户组使你能够在邮件的“收件人”栏里只输入一个名字就能够把同一封邮件发给许多人。例如，可以建一个名为“Poker”的组，里面放上所有牌友的地址，然后就可以轻松地提醒每一个人周末是有牌局的。

　　下面是组的创建方法：

　　①单击工具条上的“通讯薄”按钮。

　　②单击“新建/组”按钮。

　　③在“属性”对话框中输入一个简短的说明性名称，如Poker。这是发邮件给组内人员时要在“收件人”栏里输入的内容。

　　要添加已在通讯薄中的成员，单击“选择成员”并从列表中选出他们的名字。

　　要添加不在通讯薄中的成员，单击“新联系人”并按上面的要求输入那个人的信息。单击“属性”对话框中的“确定”将他（她）添加到组中。

　　添加完所有成员后，单击“确定”结束。

　　12.快速搜寻邮件

　　在“查找邮件”对话框中，利用“发件人”、“收件人”、“主题”、“邮件”等几个项目，方便地查询来缩小查找范围。如要查出发给pang_yan在上个月发出的一封信，其主题是《Outlook Express使用技巧》的邮件，操作方法为：

　　单击工具栏上“查找”按钮的下拉列表框，将范围定为邮件；单击“浏览”按钮，将其位置定为“已发送邮件”，接下来我们创建查找的条件。在“发件人”框中输入“曾庆祝”，在“收件人”框中输入“pang_yan”，再在主题框中输入“Outlook Express使用技巧”，在“收到时间早于”时间框中选择“04-4-5”，在“收到时间晚于”时间框中选择“04-4-9”，最后单击“开始查找”按钮，系统即可查找出结果。

　　13.提高你发送附件的效率

　　发送附件有学问你是否经常发送一些需要添加附件的邮件呢？每次选择附件时你是否都要翻遍硬盘去寻找呢？其实做任何工作都一样，只要养成良好的习惯，你就会发现你的工作效率在成倍地提高。对于向邮件中添加附件，这里有一个节省时间，提高效率的窍门。

　　首先，你最好在硬盘的一个固定的位置建立一个专门用来存放邮件附件的文件夹，如C:extra；然后就要养成好习惯：把你的邮件附件全部放在这个文件夹中，以便随时查找和管理；最后，你终于能体验到这样做的好处了：在“新邮件”的创建窗口中点击“附加”，然后就出现那个总是让你去寻找附件的浏览窗口；此时你只需在“文件名”处填入C:extra*.zip加回车，那么所有的zip附件就会显示出来！你将感觉到从未有过的轻松。

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