近日,国家税务总局、财政部、中国国家铁路集团有限公司发布公告,自2024年11月1日起,将在全国铁路推广全面数字化的客运电子发票——电子发票(铁路电子客票)。

电子发票(铁路电子客票)

长久以来,铁路客运采用纸质车票作为报销凭证。使用电子发票(铁路电子客票)后:

对于企业而言,财务可基于电子发票开展无纸化报销、入账、归档、存储等业务,免去大量耗时的人工处理工作,人效全面释放。

对于员工及个人而言,最大的便利是不再需要到火车站、车票代售点、自助机上打印“铁路车票(纸质报销凭证)”,出行更便利。

根据公告,为方便旅客和单位,铁路客运在全面数字化的电子发票推行使用中设置了过渡期,过渡期截止至2025年9月30日。过渡期内,“纸电并行”,企业需要同时做好纸质和电子发票(铁路电子客票)的归档管理工作。

01火车票全面电子化 企业商旅管理更便捷

纸票时代下,企业通常采用以下两种方式管理火车票:

●   员工不打印票根,第三方商旅平台统一归集管理。

●   员工打印票根,自行报销火车票。

1)政策落地后,第三方平台统一归集管理火车票,会有何变化?为提升商旅费控管理效率及合规管理水平,如今,越来越多企业选择一体化平台分贝通。分贝通不仅场景覆盖广、资源价格优,还支持火车票统一归集服务,免除企业大量日常管理烦恼,实现“员工免取票、企业更不怕少票”,全面释放财务及行政人效。

过渡期间,分贝通依旧提供原有归集服务

过渡期内,分贝通将继续为客户提供火车票纸质发票的统一回收及归集,并按不同客户需求整理,按约定时间邮寄,以此保证商旅管理保持高效作业。

此外,分贝通将积极响应政策的进一步落地,并持续关注与电子税务局的打通,以及电子发票(铁路电子客票)统一归集方式的确定。

2)政策落地后,员工自行报销火车票,会有何变化?

和原有纸质火车票员工报销流程相比,基于电子发票(铁路电子客票)的流程,免去了线下取票和易丢票的麻烦,开票线上化、电子化,发票可丝滑导入到分贝通平台,完成后续报销。

左:适用于政策过渡期 右:适用于政策正式施行后

针对新的电子发票(铁路电子客票),分贝通能自动执行发票识别和验真,判断其真伪、是否红冲,并能自动拉取符合电子会计档案归档要求的电子发票(铁路电子客票)XML/OFD原件。

同时,针对员工在分贝通预订的火车票,平台会基于电子发票(铁路电子客票)上的行程信息,自动将订单与该电子发票实现关联,并实现一体化的订单与报销单联动管控,规避重复报销等异常情况。

此外,分贝通将推出数电火车票费控管理解决方案,帮助企业自动从税局的企业税务数字账户中获取所有购方为本企业的电子发票(铁路电子客票),并根据火车票上的人员信息和行程信息实现自动化智能匹配,以帮助企业更快速、可靠、合规地获取电子发票(铁路电子客票)。

02发票全面电子化 也要一体化

伴随电子发票全场景、全流程相关政策的落地,企业需要有意识地部署符合“全面电子化”要求的发票和财务管理系统,为“以数治税”做好实施基础。

即便是数电票,也不得不面对如何高效、无误的校验、报销到入账、归档等挑战。分贝通建议,每个流程都要“线上化”、全部流程最好“一个平台”搞定。目前分贝通均可满足这些诉求。

满足多票种、自动化校验:目前分贝通支持数电票、电子发票等27+种发票采集、源文件识别;支持数电票不同格式发票的OCR验真及合规性校验。

“结构化”提取,加快报销效率:支持数电票XML等格式发票,转化为结构化信息,方便审批。

发票电子档案,信息全关联:支持数电票发票与单据的整体连查,即以“发票”作为载体串联整个报销业务流程,并可查询发票原件,保证报销的真实性和合规性。

自数电票相关政策全面铺开,财务管理的全电化快速部署已成必然,而这也是提升企业财务管理效率的重要措施。

当前,基于分贝通一体化平台优势,能够帮助财务快速适用“数电票”全电化需求,同时通过对接系统的方式实现会计档案的完整留存。而这,也是众多高成长企业使用分贝通的重要原因。